Papierlose Kanzlei: Belege digital aufbereiten ohne neue Software
Kurz gesagt: Die papierlose Kanzlei scheitert selten am Scannen — sie scheitert an dem, was danach mit den Dateien passiert: Namen, Ablage, Durchsuchbarkeit, Nachweis. Der Auslöser ist belegt: 10.022 unbesetzte Steuerfachkräfte-Stellen, 72,7 % der Kanzleien ohne Nachwuchs (wk-personalberatung.de / clara-agent.de, Juli 2026). Diese Seite zeigt den Weg vom Papierstoß zur geordneten digitalen Akte — Schritt für Schritt, mit festen Preisen je Datei.
Die papierlose Kanzlei scheitert selten am Willen — sie scheitert am Aufwand. Belege kommen als Papier, als Foto vom Handy, als PDF-Anhang. Bis daraus ein sauber benannter, ausgelesener, archivfähiger Datensatz wird, vergehen pro Mandant Stunden. TitanCore24 nimmt Ihnen die drei lästigsten Schritte ab — pro Datei bezahlt, ohne Abo und ohne dass Sie Ihre Kanzleisoftware anfassen müssen.
Warum Digitalisierungsprojekte in Kanzleien stocken
Die meisten Kanzleien kennen den Plan: „Wir stellen um auf papierlos." Dann folgen Software-Vergleiche, Schulungen, Umstellungswochen — und der Alltag holt alle ein. Das eigentliche Problem ist dabei kleiner als gedacht: Nicht die Software fehlt, sondern die aufbereiteten Daten. Belege müssen ausgelesen, in ein archivfähiges Format gebracht und einheitlich benannt werden. Genau diese drei Schritte übernimmt TitanCore24 als Vorbereitungsebene vor Ihrem bestehenden System.
Die drei Schritte zur papierlosen Ablage
- Belegauslesung: Die Inhalte Ihrer Belege werden maschinell erfasst.
- PDF/A-Umwandlung: Aus beliebigen Formaten wird das archivfähige PDF/A.
- Regelbasiertes Umbenennen: Jede Datei bekommt einen einheitlichen Namen — nach Ihren Regeln.
Sie behalten Ihre Kanzleisoftware. TitanCore24 bereitet die Dateien vor, Ihr System arbeitet damit weiter.
Preise, die Sie vorher sehen
Vor jedem Auftrag steht der Preis auf den Cent genau auf dem Bildschirm. Abgerechnet wird über Token: 1 € = 1.000 Token.
Die Preise je Schritt liegen im Cent-Bereich und stehen vor jedem Auftrag auf dem Bildschirm sowie unter Leistungen & Preise. Abgerechnet wird über Token: 1 € = 1.000 Token.
Fehlerhafte Dateien werden nach den geltenden Bedingungen gutgeschrieben. Keine laufende Grundgebühr; Abrechnung je freigegebenem Auftrag gemäß AGB — ein Monat ohne Aufträge kostet 0 €.
Was ist mit GoBD und Datenschutz?
- Jede Verarbeitung wird in einem lückenlosen Verarbeitungsprotokoll festgehalten.
- Die Verarbeitung läuft in Frankfurt am Main (eu-central-1) — die Ausnahmen einzeln benannt in Abschnitt 9 der Datenschutzerklärung.
- Einen AVV nach Art. 28 DSGVO stellen wir zum Download bereit.
- Für Arbeitsdaten gilt eine feste Frist von 7 Tagen ab Auftragsende; der Ende-zu-Ende-Löschstatus muss serverseitig nachgewiesen sein.
Ein Hinweis für die Lohnbuchhaltung: Bei Lohndaten ist §37a BDSG zu beachten. Prüfen Sie vor dem Upload, ob die Voraussetzungen für Ihren Anwendungsfall gegeben sind.
Realistisch einsteigen
Papierlos heißt nicht: ab morgen alles digital. Fangen Sie mit dem Mandanten an, der das meiste Papier liefert. Die Belege komplett aufbereitet — ausgelesen, umgewandelt, umbenannt — kosten Menge × Preis je Schritt; der Preis steht vor dem Start fest. Wenn das funktioniert, nehmen Sie den nächsten Mandanten dazu. So wird aus dem Großprojekt eine Gewohnheit.
Häufige Fragen
Muss mein Team geschult werden?
Der Aufwand hält sich in Grenzen: Dateien hochladen, Auftrag wählen, Preis bestätigen. Mehr verlangt der Einstieg nicht.
Ersetzt TitanCore24 meine Buchhaltungssoftware?
Nein — und das ist Absicht. TitanCore24 ist die Vorbereitung davor: Aus Papier und unsortierten Dateien werden saubere, benannte, ausgelesene Belege.
Wie lange bleiben meine Daten gespeichert?
Für Arbeitsdaten gilt eine feste Frist von 7 Tagen ab Auftragsende; der Ende-zu-Ende-Löschstatus muss serverseitig nachgewiesen sein. Das Verarbeitungsprotokoll über die Verarbeitung bleibt erhalten.
Testphase mit Startguthaben
Der offene Start folgt in Kürze. Sie erhalten 5 € Testguthaben (5.000 Token). Was das abdeckt, hängt vom Umfang ab — den Preis je Seite sehen Sie vor dem Start.
Weiterlesen
Belegverarbeitung in der Kanzlei: Preise pro Datei · Belege digitalisieren: Was kostet das? · Belege für DATEV vorbereiten · Digitale Belegvorerfassung
Hinweis: TitanCore24 ist ein Angebot von OBI-Systems, Einzelunternehmen aus Bad Vilbel. Entwicklung und Betrieb liegen in einer Hand — bei Fragen erreichen Sie den Entwickler persönlich.