E-Rechnung: Übergangsregeln 2027 und 2028
Inländische Unternehmer müssen E-Rechnungen grundsätzlich seit Anfang 2025 empfangen können. Für die Ausstellung gelten gestufte Übergangsregeln. 2027 ist insbesondere der Gesamtumsatz des vorangegangenen Kalenderjahres maßgeblich; ab 2028 greifen die allgemeinen Vorgaben. Gesetzliche Ausnahmen bleiben jeweils zu prüfen.
Was genau ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist keine PDF-Datei per E-Mail. Gemeint ist ein strukturierter Datensatz in einem festen Format (in Deutschland vor allem XRechnung und ZUGFeRD), den Software direkt einlesen und weiterverarbeiten kann — ohne dass jemand Zahlen abtippt. Genau das ist der Zweck: Rechnungen sollen maschinell laufen, nicht mehr von Hand.
Wer ist ab wann betroffen?
Der Gesetzgeber staffelt die Übergangsregeln. Der aktuelle Überblick:
- Seit 01.01.2025: Inländische Unternehmer müssen E-Rechnungen grundsätzlich empfangen können.
- 2027: Die Übergangsmöglichkeit für sonstige Rechnungen bleibt nur bei einem Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers von höchstens 800.000 € im vorangegangenen Kalenderjahr bestehen.
- Ab 01.01.2028: Es gelten grundsätzlich die allgemeinen Ausstellungsvorgaben; gesetzliche Ausnahmen bleiben bestehen.
Vereinfachter Zeitstrahl; maßgeblich sind die gesetzlichen Ausnahmen und Übergangsvorschriften.
Warum das jetzt schon wichtig ist
2027 klingt weit weg — ist es nicht. Wer versenden muss, muss vorher seine Belege, Stammdaten und Abläufe in Ordnung bringen: einheitliche Rechnungsnummern, saubere Kundendaten, ein Format, das die Gegenseite auch lesen kann. Betriebe, die heute noch Belege als Bild oder Scan im Umlauf haben, brauchen einen Weg, aus diesem Wildwuchs strukturierte Daten zu machen.
Der häufigste Irrtum
„Wir schicken doch schon PDFs per Mail." — Ein PDF ist für den Menschen gemacht, nicht für die Maschine. Ohne strukturierten Datenkern (wie bei ZUGFeRD) gilt es nicht als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.
„Die Umstellung ist kein IT-Projekt für 2027 — sie ist eine Aufräumaufgabe für heute."
Was Sie jetzt tun können
- Prüfen, ob der Gesamtumsatz des vorangegangenen Kalenderjahres die 800.000-€-Grenze überschreitet und ob eine Ausnahme greift.
- Klären, in welchem Format Ihre Kunden E-Rechnungen erwarten.
- Alte Belege und Scans in ein einheitliches, auswertbares Format bringen.
- Einen Weg schaffen, aus Bild- und PDF-Belegen strukturierte Daten zu gewinnen.
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Leistungen ansehen →Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Stand der Angaben: 31.08.2026; BMF-FAQ zur E-Rechnung.