Belege technisch für die eigene Aufbewahrung vorbereiten
Kurz gesagt: TitanCore24 kann Dateien für Ihre eigene Ablage vorbereiten. Ob Ihr Gesamtverfahren die GoBD erfüllt, hängt insbesondere von Originalerhalt, Unveränderbarkeit, Verfahrensdokumentation und Ihren betrieblichen Abläufen ab. Bei E-Rechnungen bleibt der strukturierte Datenteil maßgeblich; eine PDF-Ansicht ersetzt ihn nicht. TitanCore24 bietet kein Kundenarchiv.
Bei der Belege für die eigene Aufbewahrung vorbereiten zählt nicht, ob irgendwo eine Datei liegt. Entscheidend ist, ob Sie den richtigen Beleg schnell finden, dauerhaft lesbar vorlegen und nachvollziehbar dokumentieren können, was mit ihm passiert ist. TitanCore24 bereitet Ihre Belege genau dafür vor: ausgelesen, als PDF/A ausgegeben, einheitlich benannt und mit einem Verarbeitungsprotokoll versehen.
Was bei einer Prüfung wirklich gebraucht wird
Wenn Unterlagen angefordert werden, beginnt die Arbeit nicht erst beim Finanzamt — sie beginnt beim Suchen. Ein Ordner mit hunderten schlecht benannten Scans ist dann kein Archiv, sondern ein Risiko. Praxistauglich ist eine Ablage, in der jeder Beleg einen klaren Namen trägt, in einem langfristig lesbaren Format vorliegt und eine nachvollziehbare Verarbeitungsgeschichte hat.
TitanCore24 deckt genau diese Vorbereitung ab. Die eigentliche dauerhafte Ablage bleibt bewusst bei Ihnen beziehungsweise in Ihrem bestehenden System. Das trennt die Aufgaben sauber: Wir bereiten vor, Sie archivieren.
Warum PDF/A und einheitliche Namen so wichtig sind
Ein normales PDF kann technische Eigenheiten enthalten, die die langfristige Lesbarkeit erschweren. PDF/A wurde dagegen für die dauerhafte Archivierung elektronischer Dokumente geschaffen. Die Umwandlung bei TitanCore24 kostet wenige Cent pro Datei — der genaue Preis steht vor jedem Auftrag auf dem Bildschirm.
Der Dateiname entscheidet außerdem darüber, ob ein Beleg in Sekunden gefunden wird. Aus „scan_final_neu2.pdf" wird durch regelbasiertes Umbenennen eine Datei, die eindeutig zugeordnet werden kann — ebenfalls mit festem Preis je Datei, sichtbar vor dem Auftrag.
Was kostet technische Vorbereitung für die eigene Aufbewahrung?
Ob 100 Belege oder 1.000 Dateien: Der Preis richtet sich nach Menge und gewählten Schritten und steht vor jedem Auftrag auf den Cent genau auf dem Bildschirm. Die aktuellen Preise je Schritt finden Sie unter Leistungen & Preise.
Das Verarbeitungsprotokoll dokumentiert, welche Datei wann wie verarbeitet wurde. Ihre eigene Verfahrensdokumentation bleibt davon unberührt — das Protokoll ist ein belastbarer Baustein dafür, ersetzt sie aber nicht.
Praxisbeispiel: der Jahresabschluss eines Mandanten
Ein Mandant liefert über das Jahr 500 Belege in allen denkbaren Formaten. Kurz vor dem Jahresabschluss fehlt die Zeit für manuelle Dateiarbeit. Sie laden den Stapel hoch, lassen ihn auslesen, in PDF/A umwandeln und einheitlich benennen.
Die Rechnung bleibt nachvollziehbar: Menge je ausgewiesener Abrechnungseinheit × aktueller Einzelpreis. Dafür erhalten Sie einen geordneten Dateisatz, den Sie in Ihrer Ablage speichern und bei Bedarf schnell wiederfinden.
Datenschutz und Löschung
Verarbeitet wird in Frankfurt am Main (eu-central-1). Das ist keine Zusage, dass überhaupt keine Daten Deutschland oder die Europäische Union berühren — wo das vorkommen kann, benennen wir es einzeln in Abschnitt 9 der Datenschutzerklärung. Der AVV nach Art. 28 DSGVO steht zum Download bereit. Arbeitsdaten werden nach einer festen Frist von 7 Tagen ab Auftragsende zur Löschung vorgesehen. TitanCore24 ist bewusst kein Dauerarchiv. Diese begrenzte Arbeitsfrist reduziert den Datenbestand beim Dienstleister und passt zur Rolle als Vorbereitungsstufe vor Ihrer eigenen Ablage.
Für Lohndaten gilt: §37a BDSG vor dem Upload prüfen.
Häufige Fragen
Ist TitanCore24 ein Archivsystem?
Nein. TitanCore24 bereitet Belege für Ihre eigene Ablage vor. Ein Kundenarchiv ist nicht buchbar. Für Arbeitsdaten gilt eine feste Frist von 7 Tagen ab Auftragsende; der Ende-zu-Ende-Löschstatus muss serverseitig nachgewiesen sein.
Garantiert PDF/A, dass das Finanzamt die Unterlagen akzeptiert?
Eine solche Garantie kann kein Werkzeug geben. PDF/A, einheitliche Namen und das Verarbeitungsprotokoll schaffen aber eine belastbare technische Grundlage für eine geordnete, nachvollziehbare Ablage.
Was passiert mit fehlerhaften Dateien?
Abrechnung und mögliche Gutschrift richten sich nach dem serverseitig dokumentierten Ergebnisstatus und den AGB.
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Technische Belegvorbereitung für das eigene GoBD-Verfahren: Belege richtig vorbereiten · Belege für DATEV vorbereiten · OCR: Belege automatisch auslesen
Hinweis: TitanCore24 ist ein Angebot von OBI-Systems, Einzelunternehmen aus Bad Vilbel. Entwicklung und Betrieb liegen in einer Hand — bei Fragen erreichen Sie den Entwickler persönlich.